Huishoudelijk Reglement
Vereniging Nederlandse Weimaraner Club
Opgericht 3 december 2021 .
Lid van de Raad van Beheer
Ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van koophandel onder nummer 84678666
Artikel 1
BESTUUR EN DAGELIJKS BESTUUR
Bestuursleden worden door de algemene vergadering benoemd voor de duur van drie jaar. Elk jaar treden statutair één of meerdere bestuursleden af. In tussentijdse vacatures wordt voorzien op de eerstvolgende algemene vergadering. Besluiten worden genomen met een volstrekte meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. De voorzitter en zijn/haar plaatsvervang(st)er worden door de algemene vergadering in functie benoemd. De voorzitter maakt deel uit van het dagelijks bestuur. Door en vanuit het bestuur worden de overige leden van het dagelijks bestuur, te weten een secretaris en een penningmeester, gekozen.
Artikel 2
VOORZITTER
De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en de algemene vergadering, overeenkomstig het bepaalde in de statuten. Hij/Zij bepaalt de plaats en tijdstip van de te houden bestuursvergaderingen, in overleg met de secretaris en de penningmeester. Hij/Zij regelt de volgorde van de behandeling van zaken ter vergadering en draagt zorg voor handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Hij/zij verleent het woord en heeft het recht om elke spreker tot de orde te roepen en/of het woord te ontnemen. Hij/zij ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle vergaderingen van het bestuur en de algemene vergadering.
Artikel 3
SECRETARIS
De secretaris voert de correspondentie van de vereniging. Van alle uitgaande brieven en emails behoudt hij/zij een kopie in het archief, waarin eveneens alle inkomende brieven en emails en de notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene vergadering zijn opgenomen. Hij/zij draagt zorg voor het (doen) opstellen van de notulen van alle vergaderingen van de vereniging. Hij/zij draagt zorg er voor dat de conceptnotulen van de bestuursvergaderingen binnen één maand nadat een vergadering heeft plaatsgevonden aan de bestuursleden worden verzonden. Aan de notulen van de algemene vergadering wordt gehecht een presentielijst, die de aanwezige leden verplicht zijn te ondertekenen, alsmede een introductielijst, die de introducé(e)s en de introducerende leden verplicht zijn te ondertekenen. Hij/zij ondertekent mede de notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene vergadering.
Hij/zij zorgt voor verzending van alle oproepingen voor bestuursvergaderingen en de algemene vergadering. Jaarlijks stelt hij/zij binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar een beredeneerd verslag samen, waarin verantwoording wordt afgelegd omtrent het in het jaarverslag gevoerde beleid van de vereniging. Dit beredeneerd jaarverslag wordt goedgekeurd en vastgesteld door het bestuur als zijnde een getrouw beeld van het door de vereniging gevoerde beleid en wordt in de jaarvergadering aan de orde gesteld. Nieuw aangemelde leden worden door hem/haar ingeschreven zodra zij zijn toegelaten.
Artikel 4
PENNINGMEESTER
De penningmeester is verantwoordelijk voor de onder zijn/haar beheer zijnde geldmiddelen van de vereniging. Hij/zij tekent de kwitanties en is belast met de invordering van de contributies en overige baten van de vereniging. Voor het doen van uitgaven, waarvan de waarde boven de jaarlijks door het bestuur vast te stellen som uitgaat, behoeft hij/zij toestemming van het bestuur. Hij/zij is belast met het behoorlijk bijhouden van de boekhouding. Jaarlijks stelt hij/zij binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar een financieel verslag samen, waarin rekening en verantwoording wordt afgelegd omtrent het in het jaarverslag gevoerde financiële beleid van de vereniging. Dit financieel jaarverslag, dat bestaat uit een balans en een exploitatierekening (staat van baten en lasten) wordt goedgekeurd en vastgesteld door het bestuur en wordt in de jaarvergadering ter goedkeuring aan de orde gesteld.
Artikel 5
KASCONTROLECOMMISSIE
De commissie als bedoelt in artikel 30 van de statuten (kascontrolecommissie), bestaat uit twee leden en twee reserveleden, die jaarlijks door en uit de algemene vergadering worden (her)benoemd. De kascontrolecommissie heeft tot taak de rekeningen en kasbewijzen met bijlagen en het financieel jaarverslag aan een onderzoek te onderwerpen. Heeft in enig verenigingsjaar tussentijdse wisseling van het penningmeesterschap plaats, dan kan de overdracht pas plaatsvinden, nadat de kas en bescheiden zijn gecontroleerd en in orde bevonden door de in dat jaar gekozen kascontrolecommissie. De kascontrolecommissie brengt bij tussentijdse wisseling van het penningmeesterschap verslag uit aan het bestuur, waarna overdracht kan plaats vinden.
Artikel 6
ALGEMENE VERGADERING
De algemene vergadering wordt bijeen geroepen zo dikwijls als het bestuur nodig oordeelt, of wanneer -overeenkomstig het bepaalde in de statuten- tenminste één/tiende deel van het aantal stemgerechtigde leden daartoe een verzoek bij het bestuur indient. In laatstgenoemd geval zal de algemene vergadering moeten plaatsvinden binnen vier weken nadat het schriftelijke verzoek door het bestuur is ontvangen. In ieder geval vindt één keer per verenigingsjaar een algemene vergadering (jaarvergadering) plaats. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. De algemene vergadering (jaarvergadering) vindt plaats binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar en daarin worden door het bestuur de jaarstukken aan de orde gesteld, in de vacatures van het bestuur voorzien en de statutair aftredende bestuursleden (her)benoemd. De hiervoor genoemde jaarstukken bestaan uit het beredeneerd jaarverslag, het financieel verslag en de verklaring van de kascontrolecommissie. Goedkeuring op de jaarvergadering van het financieel jaarverslag wordt als decharge beschouwd van de penningmeester voor het door hem/haar gevoerde geldelijk beheer. Voorts wordt in de algemene vergadering de door het bestuur vastgestelde begroting ter goedkeuring voorgelegd. Is de goedkeuring van de begroting niet verleend voor de aanvang van het jaar waarvoor zij moet dienen, omdat de algemene vergadering nog niet bijeen is geweest, dan is het bestuur bevoegd om uitgaven welke in deze begroting zijn geraamd te doen, naar evenredigheid van de bedragen welke op de overeenkomstige posten van de laatst goedgekeurde begroting zijn opgenomen. Het bestuur bepaalt de plaats en het tijdstip van de te houden algemene vergadering. Oproeping voor de algemene vergadering vindt in de regel plaats door tijdige vermelding van de datum, plaats en het tijdstip en de agenda in het Cluborgaan van de vereniging. In spoedeisende gevallen worden leden minimaal zeven (7) dagen voor de vergadering opgeroepen voor de vergadering. Ieder lid heeft het recht om staande de vergadering voorstellen te doen, voorstellen van het bestuur te amenderen en moties in te dienen. Het lid dient zijn/haar voorstel(len) toe te lichten. Amendementen en moties dienen door tenminste tien (10) leden te zijn ondertekend. Het bestuur dient schriftelijk voor de eerstvolgende algemene vergadering te reageren op het voorstel, het amendement of de motie. Besluitvorming over door de leden ingebrachte voorstellen, amendementen en moties vindt plaats in de eerstvolgende algemene vergadering, tenzij het bestuur het voorstel, amendement of de motie terstond bij de indiening meent te kunnen overnemen. Behoudens het bepaalde in artikel 35 van de statuten worden besluiten door de algemene vergadering genomen bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Het stemmen over zaken vindt plaats door handopsteking. Bij staken van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Dient gestemd te worden over personen en zijn voor de functie meerdere kandidaten beschikbaar, dan vindt een schriftelijke stemming plaats. (Her)benoeming van personen voor functies, waarvoor slechts één lid zich als kandidaat heeft gemeld, kan bij acclamatie plaatsvinden.
Artikel 7
COMMISSARIATEN
Het bestuur kan besluiten een deel van haar bevoegdheden te delegeren aan een commissaris /werkgroep
Artikel 8
(KAMPIOENSCHAPS) CLUBMATCH
Elk jaar vindt er een (Kampioenschaps)clubmatch plaats. Bij de clubmatch geldt, dat alle ingeschreven deelnemers lid van de vereniging dienen te zijn. Deze eis geldt niet indien het een kampioenschapsclubmatch betreft. Een kampioenschapsclubmatch kan slechts plaatsvinden na vooraf verkregen toestemming van de Raad van Beheer. Voor de (Kampioenschaps)clubmatch kan worden ingeschreven voor de variëteiten korthaar en langhaar in de klassen, zoals vermeld in het Kynologische Reglement van de Raad van Beheer. Voor een clubmatch zullen in elk geval de open klas en de jeugdklas worden open gesteld en zal door het bestuur worden bepaald voor welke andere klassen ingeschreven kan worden. Bij de Kampioenschapsclubmatch zal naast de open klas en jeugdklas ook de jonge hondenklas open gesteld zijn en zal door het bestuur bepaald worden voor welke klassen daarnaast ingeschreven kan worden.
ARTIKEL 9
PUPINFORMATIE
De vereniging verstrekt desgevraagd informatie aan de leden over te verwachten nesten en reeds geboren nesten. Tevens kan de vereniging informatie verstrekken over de testresultaten van de ouderdieren die door de fokker zijn verstrekt. De fokker verstrekt de bewijzen van gedane gezondheidstesten om gebruik te kunnen maken van de pupinformatie. De fokker die bij het bestuur om pupinformatie verzoekt, dient een in het als bijlage opgenomen tarievenbesluit genoemde vergoeding aan de vereniging te betalen. De pupinformatie wordt bij voorkeur uitgeoefend door een bestuurslid; indien dit niet mogelijk is geschiedt de pupinformatie onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de vereniging.
ARTIKEL 10
DEKREUENLIJST
Voor plaatsing op de dekreuenlijst dient de betreffende Weimaraner aan de genoemde eisen in het VFR te hebben voldaan. Voor plaatsing op de dekreuenlijst is geen vergoeding verschuldigd.
ARTIKEL 11
LIDMAATSCHAP VAN DE VERENIGING
De vereniging kent leden, voorlopige leden en begunstigers.
A. leden en voorlopige leden.
Als lid van de vereniging kunnen worden toegelaten zij die tenminste achttien jaar oud zijn en daarbij voldoen aan de in de statuten en het huishoudelijk reglement gestelde voorwaarden en aan de door de algemene vergadering vastgestelde gedragsregel. Daartoe dient een ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier aan de ledenadministratie te worden gezonden of door een digitale inschrijving via de website. Met het ondertekenen van het aanmeldingsformulier of de digitale aanmelding, verklaart de aanvra(a)g(st)er de gedragsregels te onderschrijven en er naar te zullen handelen. De aanvra(a)g(st)er van het lidmaatschap heeft alsdan de status van voorlopig lid. De naam en het adres van het voorlopig lid worden in het eerstvolgende clubblad gepubliceerd. Het voorlopig lid ontvangt een exemplaar van het clubblad. De leden hebben de gelegenheid om binnen één maand bij het bestuur bezwaar in te dienen tegen de toelating van het voorlopig lid. Indien één of meer leden tijdig bezwaar in dienen tegen de toelating van het voorlopig lid zal het bestuur na het voorlopig lid te hebben gehoord, een beslissing nemen omtrent de toelating. Tegen deze beslissing staat zowel voor het geweigerde voorlopig lid, als in geval van toelating voor leden die tijdig bezwaar hebben gemaakt, beroep open bij de (eerstvolgende) algemene vergadering. Voorlopige leden hebben geen stemrecht op de algemene vergadering. Indien voorlopige leden niet worden toegelaten, zal de betaalde contributie worden gerestitueerd.
B. Begunstigers
Begunstigers zijn natuurlijke- of rechtspersonen, die zich bereid hebben verklaard de vereniging financieel of in natura te steunen met een door de algemene vergadering vast te stellen minimum bijdrage. Over de toelating van begunstigers beslist het bestuur. Begunstigers hebben géén stemrecht op de algemene vergadering.
C. Introducés
Ieder lid heeft het recht van introductie voor de algemene vergadering en bijeenkomsten. Op de jaarvergadering mogen echter geen introducés aanwezig zijn, tenzij op uitnodiging of na voorafgaande goedkeuring van het bestuur. Per lid mag één introducé hem of haar vergezellen bij de vergadering of bijeenkomst. Introducés dienen uiterlijk één week voor de vergadering bij de voorzitter te worden gemeld. Het bestuur kan besluiten een introducé niet toe te laten. Het lid mag niet meer dan één keer per jaar zich laten vergezellen door dezelfde introducé, tenzij het de echtgenoot(note) van het lid betreft. Met echtgenoot(note) wordt gelijkgesteld, degene die met wie het lid duurzaam samenwoont. Introducés hebben geen spreekrecht en evenmin stemrecht op de algemene vergadering.
D. Nieuwe leden
Het nieuwe lid zal een welkomstbrief krijgen van de vereniging. Hierin zal vermeld staan dat voor het lopende jaar een lidmaatschap is aangegaan. Indien men niet schriftelijk opzegt zal het lidmaatschap automatisch verlengd worden
ARTIKEL 12
BEËINDIGING LIDMAATSCHAP
Het lidmaatschap van de vereniging kan overeenkomstig het bepaalde in artikel 7 van de statuten worden beëindigd door:
• de dood van het lid
• opzegging door het lid
• opzegging namens de vereniging
• ontzetting uit het lidmaatschap
Onder het lid in de zin van de artikel 12 van dit reglement, dient tevens te worden verstaan begunstiger. Is de begunstiger een rechtspersoon, dan heeft opheffing van de rechtspersoon dezelfde rechtsgevolgen voor de vereniging als de dood van het lid.
ARTIKEL 13
OPZEGGEN DOOR HET LID
Zij die hun lidmaatschap van de vereniging willen beëindigen, moeten hiervan schriftelijk kennis geven aan de secretaris. De opzegging dient uiterlijk vier weken voor het einde van het lopende verenigingsjaar door de secretaris zijn ontvangen. Heeft de opzegging niet tijdig plaatsgevonden, dan is het opzeggende lid verplicht om de contributie voor het volgende jaar te voldoen.
ARTIKEL 14
OPZEGGING NAMENS DE VERENIGING
Het lidmaatschap kan namens de vereniging door het bestuur worden opgezegd in de gevallen genoemd in artikel 9 van de statuten.
ARTIKEL 15
ONTZETTING UIT HET LIDMAATSCHAP
Een lid kan door het bestuur uit zijn/haar lidmaatschap worden ontzet in de gevallen genoemd in artikel 10 van de statuten. Onredelijke benadeling van de vereniging als grond voor ontzetting uit het lidmaatschap, dient onder opgaaf van redenen binnen acht dagen schriftelijk bij de Raad van Beheer op Kynologisch gebied in Nederland te worden gemeld.
ARTIKEL 16
CONTRIBUTIEBETALING
De hoogte van de contributie wordt jaarlijks door de algemene vergadering met een eenvoudige meerderheid van stemmen vastgesteld. Tevens zullen jaarlijks de administratiekosten voor contributie-incassering vastgesteld worden. Alle nieuwe leden geven een schriftelijke machtiging aan de vereniging om toestemming te geven om éénmaal per jaar de dan geldende contributie te innen via automatische incasso. Kan de automatische incasso niet uitgevoerd worden, dan ontvangt hij/zij een aanmaning van de penningmeester, waarbij hij/zij verzocht wordt om het verschuldigde contributiebedrag, verhoogd met administratiekosten, binnen veertien dagen over te maken op de rekening van de vereniging. Buitenlandse leden dienen zelf zorg te dragen voor het betalen van de contributie.Voor deze mogelijkheid zal de penningmeester aan het einde van het verenigingsjaar een schriftelijk verzoek tot betaling van de contributie voor het nieuwe jaar toezenden . Hierbij dient men uiterlijk binnen één maand na het einde van het lopende verenigingsjaar de contributie te voldoen. Blijkt een lid in gebreke te zijn gebleven om de verschuldigde contributie binnen de daarvoor gestelde termijn te voldoen, dan ontvangt hij/zij in de daarop volgende maand een aanmaning van de penningmeester, waarbij hij/zij verzocht wordt om het verschuldigde contributiebedrag, verhoogd met de extra administratiekosten, binnen veertien dagen over te maken op de rekening van de penningmeester. Indien de aanmaning niet leidt tot tijdige betaling door het lid, dan volgt vervallenverklaring van het lidmaatschap van de vereniging, waarbij de vordering gehandhaafd blijft. Het bestuur kan besluiten om (ex)leden van de vereniging, wier lidmaatschap wegens wanbetaling vervallen is verklaard, weer als lid toe te laten, wanneer de achterstallige contributie is voldaan.
ARTIKEL 17
STUKKEN EN EIGENDOMMEN
Bestuursleden en andere benoemde functionarissen zijn verplicht om bij het beëindigen van hun functie de door hen beheerde stukken en eigendommen van de vereniging aan het bestuur over te dragen.
ARTIKEL 18
WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Tot wijziging van dit reglement kan alleen worden besloten door de algemene vergadering met een volstrekte meerderheid van stemmen. De goedkeuring van de Raad van Beheer op Kynologisch gebied in Nederland is voor wijzigingen van dit reglement vereist.
ARTIKEL 19
SANCTIEBEPALINGEN
1. Het is verboden bij aanvraag-, aanmeldings-, inschrijvingsprocedures en alle overige regelingen, die in dit reglement zijn opgenomen, onjuiste gegevens te verstrekken of om gegevens te verzwijgen.
2. Bij een tweede overtreding volgt opzegging van het lidmaatschap of ontzetting uit zijn/haar lidmaatschap.
3. In bijzondere gevallen kan het bestuur afwijken van bovengenoemde sancties, indien strikte toepassing van dit sanctiebeleid leidt tot een onredelijk en onbillijk resultaat.
ARTIKEL 20
SLOTBEPALINGEN
1. In bijzondere gevallen kan het bestuur van de Vereniging Nederlandse Weimaraner Club, afwijken van dit reglement, indien strikte toepassing van dit reglement leidt tot een onredelijk en onbillijk resultaat, mits daarmee belangen van het ras worden gediend en geen onevenredige schade aan belangen van derden wordt toegebracht.
2. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur van de rasvereniging.
3. Indien voorzien kan worden dat zich meer vergelijkbare gevallen zullen voordoen, draagt het bestuur van de rasvereniging zorg voor aanvulling van het reglement.
4. Zowel door de Leden als door het Bestuur van de Vereniging Nederlandse Weimaraner Club kunnen ten aanzien van dit reglement wijzigingen worden voorgesteld. De aanpassingen behoeven in alle gevallen goedkeuring van de algemene ledenvergadering van de Vereniging Nederlandse Weimaraner Club.
ARTIKEL 21
BIJLAGEN
Bij dit reglement behoort een viertal bijlagen, waarvan de inhoud geacht wordt te zijn begrepen in dit huishoudelijk reglement, te weten:
a. de regels voor de pupinformatie.
b. het tarievenbesluit.
c. de laatstelijk door de FCI vastgestelde rasstandaard voor de Weimarse Staande Hond.
d. Verenigings Fok Reglement (VFR)
ARTIKEL 22
VERVALLEN VERKLARING
Alle voorgaande huishoudelijke reglementen zijn hiermede vervallen verklaard.
Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van de Rasvereniging op datum 9 december 2021.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
BIJLAGEN
BIJLAGE A. PUPINFORMATIE
Leden van de vereniging die een nest fokken en in aanmerking willen komen voor pupinformatie, dienen aan de navolgende eisen te voldoen:
1. De fokker dient langer dan één jaar lid te zijn van de vereniging.
2. Het betreffende nest waarvoor pupinformatie wordt aangevraagd dient geheel te voldoen aan het gestelde zoals genoemd in het Verenigings Fok Reglement (VFR).
3. De fokker dient onverwijld de dekking aan de pupinformatie door te geven alsmede een kopie van de stamboom van de vader- en moederhond en een ingevuld inlichtingenformulier toe te zenden. De fokker ontvangt van de vereniging een factuur met het verzoek om een door de algemene vergadering vast te stellen vergoeding over te maken op de rekening van de vereniging. De omvang van deze vergoeding is geregeld in het tarievenbesluit (Bijlage B).
Informatieverstrekking vindt pas plaats nadat zowel de bescheiden als deze vergoeding door de vereniging ontvangen zijn.
4. Wanneer de pups geboren zijn dient het aantal pups waarover informatie wordt verstrekt te worden opgegeven.
5. Blijkt een fokker zich niet aan deze richtlijn te houden, dan kan het bestuur besluiten bij de volgende nesten geen informatie meer te verstrekken.
6. De fokkers worden er door de vereniging op gewezen, dat men te allen tijde zelf verantwoordelijk is voor de verkochte pups en dat de vereniging geen enkele aansprakelijkheid aanvaardt.
Bijlage B. TARIEVENBESLUIT
Contributie gewone leden: 30,00 euro per jaar
Contributietoeslag leden buitenland 10,00 euro
Pupinformatie: 25,00 euro per nest
Benoemen Fokkerslijst website: 25 euro
Administratiekosten Contributie geen incasso 5,00 euro (per 1-1-2022 jaarlijks opgehoogd met 0,50 euro)
Bijlage C
FCI standaard voor de Weimarse Staande Hond Korthaar & Weimaraner Staande Hond Langhaar.
Bijlage D
Verenigings Fok Reglement ( VFR)
Sportiviteit
De eigenaar zal zich altijd op een wijze gedragen die hem of haar, zijn of haar Weimaraner en de (ras) hondensport eer aan doet, ongeacht de locatie of omstandigheden.